Koszty własne transportu stanowią ogół, wyrażonych w pieniądzu, nakła­dów pracy żywej i uprzedmiotowionej, poniesionych w procesach prze­mieszczania osób lub ładunków. Wielkość nakładów jest uzależniona między innymi od charakterystyki posiadanych pojazdów, rozmiarów produkcji transportowej, rodzaju prze­wozów oraz warunków pracy. Ale wielkość ta zależy również w znacznym stopniu od sposobu gospodarowania i stopnia realizowania zasady oszczę­dności. Koszt własny usług transportowych jest więc jednym z podstawowych jakościowych wskaźników, charakteryzujących całokształt działalności gospodarczej danej jednostki transportowej. Dążenie więc do wykonywania określonych zadań transportowych, przy jak najmniejszym nakładzie pracy i środków materialnych, jest podsta­wowym elementem zarządzania każdym przedsiębiorstwem. Może być ono realizowane pod warunkiem dysponowania szybką i rzetelną informacją m.in. o wielkości nakładów, której uzyskanie uwarunkowane jest prowa­dzeniem prawidłowego rachunku kosztów. Odpowiednie przygotowanie danych i ich ocena, powiązana ze wskaźni­kami techniczno-eksploatacyjnymi i wielkością wykonanych zadań, i wy­ciąganie wniosków z tej oceny — oto środki, których wykorzystanie w za­rządzaniu przedsiębiorstwem i kierowaniu procesami transportowymi pro­wadzi zawsze do coraz lepszych wyników ekonomicznych i umożliwia wy­korzystywanie rezerw. Koszty własne to wartość środków gospodarczych przedsiębiorstwa, zużytych na prowadzenie działalności operacyjnej w danym okresie roz­rachunkowym. Koszty te, jako koszty rzeczywiste, można grupować według następują­cych kryteriów i jednostek odniesienia. 1. Według rodzajów kosztów, jak np. amortyzacja, zużycie materiałów,, płace, pozostałe koszty, jako: koszty proste (jeden rodzaj kosztów), koszty złożone, obejmujące dwa lub więcej rodzajów kosztów. 2. Według powiązania z procesem produkcji, jako: koszty podstawowe, które powstają w związku z realizacją technolo­giczną procesu produkcji, koszty ogólne, ponoszone dla zaspokojenia potrzeb produkcji i admi­nistracji, 3. Według możliwości bezpośredniego rozliczania na rodzaje działalności, np. na dany pojazd samochodowy lub usługę, jako: koszty bezpośrednie (rodzaju działalności, usługi przewozowej lub asor­tymentu tych usług, miejsca powstawania kosztów), przy czym zalicza się do nich te koszty, które można zakwalifikować na podstawie dokumen­tów źródłowych, koszty pośrednie, do których zalicza się wszystkie pozostałe koszty. Nie można mówić o kosztach bezpośrednich i pośrednich w oderwaniu^ lecz w każdym przypadku w powiązaniu z określonym zjawiskiem. Koszty np. utrzymania dworca autobusowego będą kosztem bezpośred­nim rodzaju działalności (przewozów osób), natomiast kosztem pośrednim usługi lub pojazdu (miejsce kosztów), koszty ubezpieczenia pojazdu będą kosztem bezpośrednim rodzaju przewozów i pojazdu, natomiast kosztem pośrednim usługi. 4. Według stopnia zależności od wielkości pracy taboru: koszty zależne i niezależne od pracy taboru, w tym koszty zależne od przebiegu i od cza- su pracy. W kosztach niezależnych od pracy taboru rozróżnić jeszcze mo- żna koszty zależne od liczby posiadanego taboru oraz niezależne od tego. Ponadto w klasyfikacji kosztów mogą wystąpić jeszcze mniej ważne z pra- ktycznego punktu widzenia następujące ugrupowania: koszty zależne i niezależne od przedsiębiorstwa, koszty pilne i odraczalne, koszty elastyczne i sztywne, koszty jednorazowe i powtarzalne. Naturalnymi jednostkami (miernikami) produkcji transportowej są: w zakresie przewozu ładunków — tona i tonokilometr; w zakresie przewozu osób — pasażer i pasażerokilometr. Przez tonokilometr należy rozumieć przewóz jednej tony na od­ległość jednego kilometra (1 tkm = 1 tona X1 km). Przez pasażerokilometr należy rozumieć przewóz jednej osoby na odległość jednego kilometra (1 pasażerokm = 1 osoba Xl km). Każdy transport odbywa się w czasie i przestrzeni. Wielkość zużytego cza­su oraz przebytej przestrzeni wpływa bezpośrednio na wielkość poszcze­gólnych elementów oraz całość kosztów przewozu. Miernikiem czasu pracy taboru samochodowego jest godzina pracy pojaz­du, tzw. wozogodzina, liczona od momentu opuszczenia zajezdni przez pojazd do momentu jego powrotu do tej zajezdni. Miernikiem odległości przewozu jest kilometr. Przebieg pojazdu ewiden­cjonujemy w wozokilometrach. Działalność przedsiębiorstwa transportowego można podzielić na: działalność podstawową, do wykonywania której zostało ono powoła­ne; działalność pomocniczą, której głównym zadaniem jest świadczenie usług na rzecz działalności podstawowej; 3) działalność pozaoperacyjną, której celem jest stworzenie właściwych warunków socjalno-bytowych pracownikom zatrudnionym w przedsię­biorstwie. Do działalności podstawowej w przedsiębiorstwach transportowych zaliczyć należy: przewozy ładunków taborem ciężarowym własnym, przewozy ładunków taborem ciężarowym obcym, przewozy ładunków taborem dostawczym, przewozy pasażerów taborem autobusowym własnym, przewozy pasażerów mikrobusami, spedycję i roboty ładunkowe. Do działalności pomocniczej należą: usługi obsługowo-naprawcze wykonywane na rzecz taboru samocho­dowego przez działającą w ramach jednostek eksploatacyjnych (przewo­zowych lub przewozowo-spedycyjnych) stację obsługi, usługi remontowe — naprawy główne taboru samochodowego, urzą­dzeń technicznych i przeładunkowych, wykonywane przez samodzielne jednostki organizacyjne, działające w ramach wielozakładowego przed­siębiorstwa na pełnym wewnętrznym rozrachunku gospodarczym (oddzia­ły remontowe). Do działalności pozaoperacyjnej zalicza się prowadzenie: gospodarki mieszkaniowej, domów zbiorowego zakwaterowania, stołówek i bufetów, zawodowych szkół przyzakładowych, placówek kulturalno-oświatowych (klubów, świetlic), ośrodków wypoczynkowych i turystycznych, ośrodków wczasów dla dzieci i młodzieży, placówek służby zdrowia, przyzakładowych urządzeń sportowych, hoteli i kwater dla obcych pracowników oraz finansowanie stypendiów fundowanych. Nośnikiem kosztów jest każda jednostka, wraz z którą powstają koszty. Jednostkami kalkulacyjnymi są tylko te nośniki, które są równocześnie jednostkami lub miernikami produkcji. Jednostką kalkulacyjną jest więc jednostka produkcji stanowiąca przedmiot kalkulacji, tj. ustalenia jed­nostkowego kosztu własnego danej produkcji. Stosowane w usługach przewozowych transportu samochodowego jednost­ki kalkulacyjne można ująć w dwie grupy: a jednostki kalkulacyjne bezpośrednie, którymi są jednostki pra­cy przewozowej, a więc tonokilometr i pasażerokilometr, jednostki kalkulacyjne pośrednie, pośrednio związane z produk­tem transportu, jakim jest tonokilometr i pasażerokilometr, ale powodują­ce powstawanie kosztów; zalicza się do nich wozokilometr, wozogodzinę pracy pojazdu, wozodzień inwentarzowy. Jednostki kalkulacyjne mogą występować jako jednostki szczegółowe, wówczas gdy przeprowadza się kalkulację kosztu jednostkowego poszcze­gólnej operacji przewozowej oraz jako jednostki zbiorcze. Wykorzystanie jednostek produkcji, jako zbiorczych jednostek kalkulacyjnych, w celu porównywania wielkości kosztu jednostkowego różnych okresów lub ko­sztów różnych jednostek organizacyjnych, wymaga przeprowadzenia od­powiednich przeliczeń eliminujących wpływ różnej odległości przewozu, struktury masy towarowej, struktury taboru itp. Grupowanie kosztów w układzie rodzajowym ma na celu: dostarczenie informacji niezbędnych do obliczenia dochodu narodo­wego, powiązanie planu kosztów i wpływów z planami zatrudnienia i fundu­szu płac, zaopatrzenia i zużycia materiałowego, zużycia środków trwa­łych itp. Dane układu rodzajowego kosztów mają istotne znaczenie dla gospodarki ogólnonarodowej; zaspokajają przede wszystkim potrzeby rachunku ma­kroekonomicznego. Natomiast jego wykorzystanie w przedsiębiorstwie o-granicza się do powiązania rzeczowych i finansowych zadań w zakresie zużycia środków i przedmiotów pracy oraz pracy żywej, jako najprost­szych elementów procesu pracy, z kalkulacyjnym układem kosztów, a więc z kosztami grupowanymi według ich nośników. W minimalnym układzie kosztów według rodzajów, tj. jednorodnych skła­dników kosztów, można wyróżnić: zużycie środków pracy (amortyzacja), zużycie przedmiotów pracy (zużycie materiałów), zużycie pracy żywej (koszty płac bez narzutów na ubezpieczenie spo­łeczne), usługi obce, koszty mające charakter podziału czystego dochodu narodowego (ko­szty ubezpieczeń społecznych, ubezpieczeń rzeczowych, podatki oraz od­setki). Układ rodzajowy kosztów dla przedsiębiorstw transportu samochodowego zakłada większe ich zróżnicowanie i obejmuje: płace, ubezpieczenia społeczne, amortyzację, materiały pędne, oleje i smary, ogumienie, pozostałe materiały, usługi transportowe i spedycyjne, usługi remontowe, delegacje i przejazdy, 10) pozostałe koszty. Ze względu na stosunkowo dużą różnorodność kosztów pozostałych za­chodzi potrzeba takiego ich rejestrowania, aby uzyskać dalszy podział ro­dzajowy, co znacznie ułatwia sporządzenie planu kosztów i ich analizę. Można wyodrębnić następujące rodzaje kosztów pozostałych: 1) czynsze i dzierżawy, 2) energia obca, 3) ubezpieczenia rzeczowe, 4) re­jestracja pojazdów samochodowych, 5) obróbka obca, 6) opłaty pocztowe i telekomunikacyjne, 7) podatki, opłaty i świadczenia (bez ubezpieczeń rzeczowych), 8) nakłady finansowe, 9) narzuty na utrzymanie jednostek nadrzędnych, 10) narzuty na fundusze tworzone centralnie, 11) narzuty wynikające z działalności w ramach porozumień branżowych i patronac­kich, 12) ogłoszenia i reklama, 13) ochrona mienia, 14) nakłady na bhp, 15) nakłady na racjonalizację i wynalazczość, 16) nakłady na szkolenie, 17) koszty zakupu, 18) koszty inne. • Poniesione w przedsiębiorstwie nakłady proste, zarejestrowane w układzie kosztów rodzajowych, podlegają rozliczaniu na miejsca powstawania ko­sztów, na rodzaje działalności, asortymenty usług lub inne nośniki kosz­tów. Grupowanie kosztów według tzw. układu kalkulacyjnego wiąże się ściśle z wewnętrzną organizacją przedsiębiorstwa oraz przebie­giem procesu produkcji. Powiązanie to pozwala na wykorzystanie danych o kosztach do celów analityczno-kontrolnych oraz zarządzania. Jednocze­śnie umożliwia ono podział odpowiedzialności za realizację zadań w za­kresie obniżki kosztów własnych między kierowników poszczególnych ko­mórek organizacyjnych, względnie osoby realizujące poszczególne procesy produkcyjne. Dla potrzeb planowania należy uwzględnić dalszy podział kosztów na pozycje analityczne bądź wiążące się z danym fragmentem działalności przedsiębiorstwa lub też z określoną jednostką kalkulacyjną, bądź umożliwiające zachowanie w ramach układu kalkulacyjnego frag­mentarycznego podziału na rodzaje kosztów. Z uwagi na podobny charakter działania oraz zawartą w nich tę samą treść ekonomiczną, przyjmuje się jednolity układ analityczny kosztów wy­działowych dla wszystkich rodzajów działalności podstawowej i pomoc­niczej, a mianowicie: płace i narzuty na płace, materiały, paliwo, zużycie przedmiotów nietrwałych, energia obca, amortyzacja środków trwałych, remonty środków trwałych, usługi transportowe, czynsze i dzierżawy, pozostałe koszty. Układ analityczny kosztów ogólnozakładowych uwzględnia po­dział na dwie grupy kosztów: administracyjno-gospodarcze, ogólnoprodukcyjne. W grupie kosztów ogólnoprodukcyjnych układ pozycji analitycznych jest identyczny, jak kosztów wydziałowych. W ramach kosztów ogólnoprodukcyjnych przewidziano dodatkowy podział na miejsca powstawania kosztów, które można było wyodrębnić, a miano­wicie na: utrzymanie i ochronę obiektów, pojazdy dyspozycyjne i gospodarcze, zaopatrzenie i magazyny, bezpieczeństwo i higienę pracy, szkolenie, racjonalizację i wynalazczość, ośrodek informacji technicznej i ekonomicznej. Podział ten umożliwia uzyskanie informacji o koształtowaniu się kosztów, zaliczanych do ogólnoprodukcyjnych, ale bardzo zróżnicowanych, jeżeli chodzi o ich znaczenie w przedsiębiorstwie oraz ich treść ekonomiczną. Kalkulacja kosztów działalności stacji obsługi obejmuje następujące ob­sługi i naprawy eksploatacyjne: pojazdów ciężarowych, pojazdów dostawczych, autobusów, mikrobusów, pojazdów specjalnych, osprzętu przeładunkowego, pojazdów administracyjno-gospodarczych. Poza obsługą i naprawą mogą występować w stacji obsługi także prace: dla wydziału przewozu ładunków, dla wydziału przewozu pasażerów, dla wydziału spedycji, dla placówki terenowej w dla biur administracji, na rzecz utrzymania i ochrony obiektów, na rzecz utrzymania magazynów, na rzecz bhp, na rzecz szkolenia, na rzecz racjonalizacji i wynalazczości, dla ośrodka informacji naukowo-technicznej, remonty i konserwacje maszyn i urządzeń technicznych, produkcja na magazyn, przerób własny, prace dla obcych, naprawy poawaryjne obciążające winnych, inwestycje realizowane systemem gospodarczym, remonty kapitalne, likwidacja środków trwałych, prace dla działalności pozaoperacyjnej. W wymienionych pracach obowiązuje na ogół zleceniowa dokumentacja produkcyjna. Dokumentacja kosztów prostych stanowi podstawę do ustalenia k o-sztów działalności, a więc dla: płac i ubezpieczeń społecznych: podstawę tę stanowią karty drogowe, karty pracy, zestawienia liczby godzin, obliczenia premii, stanowiące pod­stawę zapisów w miesięcznych kartach wynagrodzeń pracowników fizycz­nych i sporządzane w oparciu o nie listy płacy pracowników fizycznych zatrudnionych w działalności podstawowej i pomocniczej, listy płacy pra­cowników umysłowych i fizycznych administracji, listy wypłat z bez­osobowego funduszu płac, amortyzacji: miesięczne wykazy przebiegu środków transportowych amortyzowanych zależnie od przebiegu, rejestry środków transportowych, rejestry pozostałych środków trwałych, spełniające również rolę tabel amortyzacyjnych, materiałów pędnych i smarów: asygnaty rozchodowe zbiorcze (zbiorcze dowody RW), dowody RW, Z W, dowody WZ na materiały pobrane w ob­cych jednostkach, protokoły komisji inwentaryzacyjnej dotyczące niedo­borów w granicach norm, wykazy przepałów, ogumienia — dowody RW, ZW, obciążenia za nadmierne zużycie ogu­mienia, uznane reklamacje dotyczące ogumienia, pozostałych materiałów: dowody RW, Z W, LN, materiały wliczone bezpośrednio w koszty, protokoły komisji inwentaryzacyjnej dotyczące niedoborów w granicach norm, usług transportowych i spedycyjnych: faktury obce i własne za usługi transportowo-spedycyjne, usług remontowych: faktury obce za usługi remontowe, protokoły do­chodzeń dotyczące uznania za nie zawinione koszty awarii lub brakujących i nadmiernie zużytych części w samochodach oddanych do kapitalnego re­montu, delegacji i przejazdów: zestawienia kosztów delegacji, kosztów dele­gacji kierowców i konduktorów, rachunki kosztów podróży, pozostałych kosztów: faktury obce i noty dotyczące reszty kosztów, Dowody dotyczące kosztów prostych podlegają ewidencji w rejestrach i zestawieniach kosztów obejmujących daną grupę kosztów. Dowody te powinny być wypełnione czytelnie i podpisane przez osoby upoważnione do ich wystawienia, sprawdzenia i zatwierdzenia. Do rozliczania kosztów prostych na układ kalkulacyjny służą: karty analityczne kosztów, karty rozliczeniowe kosztów ubezpieczeń pojazdów od OC i NW, karty innych rozliczeń międzyokresowych, arkusz rozliczeniowy kosztów. Oddzielne zadania spełniają arkusze rozliczeniowe działalności pomocni­czej, które obok rozliczenia kosztów prostych na układ kalkulacyjny, słu­żą do'ustalenia wielkości kosztów eksploatacji sprzętu, celem obciążenia nimi kosztów usług podstawowych. Gospodarstwa samochodowe powinny prowadzić prawidłowy rachunek kosztów transportu samochodowego, w tym kosztów związanych z utrzymaniem samochodów, według zasad zbliżonych do obowiązujących w przedsięborstwach transportowych. Ewi­dencjonowane koszty transportu samochodowego kalkulowane są w nastę­pującym układzie: materiały pędne i olej silnikowy na uzupełnienie poziomu, ogumienie, amortyzacja pojazdów na odtworzenie inwestycji i kapitalne remonty, remonty eksploatacyjne pojazdów samochodowych, płace i ubezpieczenia kierowców i pomocników kierowców, delegacje kierowców i pomocników kierowców, koszty wydziałowe, koszty ogólnozakładowe.